Формирование расписки в получении трудовой книжки происходит в случаях, когда по каким-либо обстоятельствам трудовая книжка переходит от работодателя подчиненному. Такая ситуация может возникнуть при увольнении работника, либо ввиду желания сотрудника получить какой-нибудь документ, где потребуется трудовая. Например, загранпаспорт.
ФАЙЛЫ
Особенности трудовой книжки
– очень важный документ. Её главное предназначение заключается в , на основе которого в дальнейшем каждому гражданину начисляется пенсия.
Кроме того, трудовая книжка бывает необходима при поиске работы: она дает потенциальным работодателям представление о будущем сотруднике, в том числе позволяет оценить его квалификацию и уровень. Связано это с тем, что документ включает в себя не только сведения о предыдущих местах работы человека, причинах его увольнения, но и о повышениях по службе, награждениях, поощрениях и дисциплинарных взысканиях.
Таким образом, при помощи трудовой книжки можно составить достаточно полный и подробный профессиональный портрет работника.
Открывается трудовая книжка при первом устройстве человека на работу и в дальнейшем сопровождает его на протяжении всей активной трудовой деятельности.
Нормы по ведению и хранению трудовых книжек прописаны в законодательных актах РФ, которые, между прочим, относят данный вид документов к бланкам строгой отчетности, а, значит, и четко регулируют правила их содержания.
Когда и для каких целей оригинал документа выдается на руки
Большую часть времени трудовая книжка находится в кадровом отделе предприятия, на котором трудится человек. При этом место для хранения трудовых книжек обычно защищено от доступа посторонних лиц – такие документы, как правило, лежат в специально отведенной комнате или даже сейфе.
Выдача трудовой книжки производится только по определенным причинам, перечень которых не так уж велик:
- уход с работы;
- оформление пенсии – для ее подачи в территориальное отделение ПФР (туда принимают только оригиналы документов);
- получение загранпаспорта или визы.
Иногда, правда, встречаются ситуации, когда некоторые коммерческие организации (например, банк или компания, в которую человек пришел устраиваться на работу в качестве совместителя) также требуют оригинал трудовой книжки, но в этом случае, чаще всего, работодатель выдает не подлинник документа, а копию или заверенную в надлежащем порядке выписку из него.
Роль расписки
Ответственность за сохранность трудовой книжки лежит на специалисте кадрового отдела организации–работодателя – этот сотрудник в случае порчи или утраты документа обязан восстановить его за свой счет.
Именно поэтому все действия с трудовой книжкой фиксируются в специальном , а если она передается на руки владельцу, то он обязательно должен написать об этом расписку — таким образом, при помощи данного документа к нему переходит ответственность по содержанию и сохранению трудовой.
Кто пишет расписку
Расписка в получении трудовой книжки должна составляться от имени лица, которому она принадлежит. Если этот человек, по каким-либо причинам, не имеет возможности получить трудовую лично, то это может сделать за него его представитель, но только при том условии, что у него на руках будет доверенность, заверенная у нотариуса.
Основные нюансы составления расписки, образец документа
Если вам потребовалось сформировать расписку в получении трудовой книжки, а на предприятии не имеется шаблона этого документа, можно написать расписку в произвольной форме. Ниже располагаются советы по составлению документа, а также его образец.
Для начала общая информация: расписка пишется в простой письменной форме от руки в свободном виде на обыкновенном листе бумаги или на фирменном унифицированном бланке работодателя.
Расписку можно печатать и на компьютере, но этот способ оформления не очень приветствуется, так как в случае возникновения разногласий между сторонами провести графологическое исследование (на предмет установки принадлежности почерка тому или иному человеку) будет затруднительно.
Расписку следует писать четко, без помарок и ошибок, а если таковые все же случились, лучше не исправлять их, а составить документ заново.
Текст расписки обязательно должен включать в себя:
- Наименование организации–работодателя.
- Место и дату составления документа.
- Фамилию-имя-отчество человека, который забирает трудовую книжку, его паспортные данные (в том числе дату рождения), адрес регистрации и место проживания.
- Если получение трудовой происходит по доверенности, в бланке расписки следует сделать об этом соответствующую отметку (с указанием даты и места выдачи доверенности). Точно также в расписку вносятся сведения о том, кто отдает документ.
- Далее указывается номер трудовой книжки и прочие идентификационные характеристики. Здесь же важно отметить и то, для каких целей передается документ.
- В завершение расписку следует заверить автографом человека, который забирает трудовую (при этом надо удостовериться в том, что подпись идентична той, что проставлена в его паспорте) и подписью лица, ее выдавшего.
Расписка, как правило, делается в единственном экземпляре и остается в кадровом отдела предприятия, где вкладывается в личное дело работника. К ней тут же прилагаются копии каждого листа трудовой книжки (удостоверенные печатью организации и подписью ответственного сотрудника) на тот случай, если владелец трудовой умудрится потерять ее и потребуется сделать дубликат.
Попробуйте на приказе об увольнении приписать от руки: "Трудовую книжку получила, с записями ознакомлена, претензий не имею. " число и подпись.
Этника Искусственный Интеллект (110471) 5 лет назад
Сомневаюсь, что подобная расписка будет иметь какую-либо юридическую силу.
energizer Мастер (1562) 5 лет назад
Увольте сотрудницу по сглашению сторон. оформив дополнительно соглашени к трудовому договору. примерно так.
1.Расторгнуть трудовой договор № 50/09 от 01.07.2009 г. по соглашению сторон 16 июля 2009 г. (пункт 1 части первой статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации) .
№ 50/09 от 01.07.2009 г. составлено в двух экземплярах на одном листе: один экземпляр хранится у Работодателя, другой находится у Работника.
Для чего нужна расписка в получении работником трудовой книжки
Каждый работник, который трудится в организации больше пяти дней, должен иметь трудовую книжку. Выдается она на первом рабочем месте службой по кадрам. Уполномоченное лицо заполняет все необходимые графы согласно личным документам работника. После того, как работник ознакомился со всеми записями, работодатель или его уполномоченное лицо ставят подпись и печать. Если работник потребует выдать ему документ для определенных целей, это будет подтверждать расписка в получении трудовой книжки.
Важные моменты получения и заполнения книжки
Когда работник поступает на работу, кадровик обязан проверить ее на подлинность. Если у него возникли некоторые сомнения, запись в такой документ не производится. Обязательно нужно проверить, закрыта ли предыдущая запись о приеме на работу. Если данных об увольнении нет, служба по кадрам не имеет права вносить запись о приеме на работу. Нельзя вносить данные о трудовой деятельности в раздел о награждениях. Если трудовая книжка полностью заполнена, нужно выдать работнику вкладыш. Выдается он по аналогии с трудовой книжкой. Запись о совмещении обязанностей делается по просьбе работника на основном месте работы.
Кадровик должен тщательно проверить личные данные работника, сверяя их с его документами. Все исправления делаются в соответствии с общепринятыми правилами. Исправления данных о работе делаются новой записью. В третьем столбце указывается, что запись под таким-то номером недействительна, и пишутся верные данные. В четвертой графе фиксируются реквизиты документа, который является основанием для исправления.
Кто отвечает за хранение трудовых?
Трудовая книжка на протяжении трудовой деятельности работника в конкретной организации хранится в службе по кадрам или у уполномоченного лица. Выдается работнику данный документ в последний рабочий день. Если работодатель не выдал вовремя трудовую книжку, работник имеет право требовать компенсацию.
Если работник не имеет возможности забрать трудовую книжку сразу же после увольнения, служба по кадрам, чтобы обезопасить свои интересы, может отправить ему уведомление с просьбой забрать документ. С этого момента вся ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки с работодателя снимается. Если уволенный сотрудник предоставит письменное согласие, трудовую книжку можно выслать ему по почте.
Даже если работодатель компетентно выполнит все свои обязательства, есть риск столкнуться с недобросовестными работниками. Чтобы избежать различных неприятных ситуаций, используется расписка, которая подтверждает получение работником трудовой книжки. К сожалению, ей не всегда уделяется должное внимание, но она является необходимым документом.
Для чего нужна расписка о получении трудовой книжки на руки
Расписка о получении трудовой книжки требуется в том случае, когда:
Кадровики должны понимать всю важность, которую имеет расписка в получении трудовой книжки на руки. Правильно составленный и заполненный документ защитит интересы работодателя, и ему не придется выплачивать недобросовестному работнику материальную компенсацию.
Расписка в получении трудовой книжки на руки на время снимет с работодателя обязанность восстанавливать утерянную трудовую книжку и заново дублировать записи.
Как должна быть составлена расписка
Расписка составляется на чистом листе, пишется она от руки. Необходимо сделать копии каждой страницы трудовой книжки, они хранятся вместе с распиской у работодателя.
Такие требования необходимы для того, чтобы защитить интересы работодателя и предотвратить обвинения в том, что трудовая книжка была подделана.
Правила составления расписки о получении трудовой книжки
Расписка на получение трудовой книжки должна в обязательном порядке иметь следующие реквизиты:
Четкой формы составления не существует, но эти реквизиты должны быть обязательно. Именно они помогут избежать неприятных ситуаций. Передача трудовой книжки должна быть зафиксирована в специальном журнале, где работник также должен поставить подпись.
Расписка должна быть составлена аккуратным и разборчивым почерком, чтобы любой мог ее прочитать. Документы, которые содержат большое количество помарок и исправлений, приниматься не должны.
Вместе с этим материалом часто читают:
Выдача трудовой книжки при увольнении
"Кадровый вопрос", 2012, N 9
ВЫДАЧА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ
В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ при увольнении работника работодатель обязан выдать ему в день увольнения (последний день работы) надлежащим образом оформленную трудовую книжку.
Необходимо обратить внимание читателей на то, что в формулировке данной статьи отражена наиболее типичная ситуация, в соответствии с которой трудовая книжка выдается непосредственно увольняемому работнику, т. е. на руки последнему. Однако на практике так происходит далеко не всегда. В зависимости от обстоятельств, которые мы рассмотрим чуть ниже, при увольнении трудовая книжка может быть, кроме того:
Переслана работнику по почте
Выдана одному из родственников работника
Выдана доверенному лицу работника.
Наконец, нельзя исключать и возникновения ситуации, в соответствии с которой трудовая книжка уволенного работника будет храниться у работодателя в соответствии с установленным на этот счет порядком.
Порядок выдачи на руки увольняемому работнику
Порядок выдачи трудовой книжки на руки увольняемому работнику предусматривает выполнение нескольких последовательных процедур, наиболее трудоемкой и ответственной из которых является предварительная подготовка трудовой книжки к выдаче, которая в общем случае должна быть завершена к дате его увольнения. Такая подготовка включает, во-первых, заверение ранее внесенных в трудовую книжку (в период ее ведения на данном предприятии) записей на предмет точности и полноты и, во-вторых, внесение в нее записи об увольнении.
Отметим, что в соответствии со ст. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек записи, внесенные в трудовую книжку работника за время работы на данном предприятии, должны быть в обязательном порядке заверены подписью работодателя (лица, ответственного за ведение трудовых книжек), оттиском печати предприятия (кадрового органа предприятия). Если трудовая книжка велась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе РФ, то заверению подлежат оба текста.
Кроме того, заверение указанных записей производит своей подписью (в соответствующем разделе личной карточки (форма N Т-2)) и сам работник - при условии, что в день увольнения он находится на своем рабочем месте. Факт получения работником трудовой книжки удостоверяется его подписью в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (см. далее).
В случае если в день увольнения работник по тем или иным причинам отсутствует на предприятии либо отказался от получения трудовой книжки, об этом работодателем составляется соответствующий акт. В связи с последним замечанием необходимо вновь обратить внимание читателей на то, что при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя последний обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Такую же ответственность работодатель несет и за внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника. Вот почему одновременно с составлением акта работодателю следует направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
В случае задержки выдачи трудовой книжки (в том числе и в связи с ее ненадлежащим оформлением) днем увольнения (прекращения трудового договора) считается день фактической выдачи работнику трудовой книжки (день направления ему соответствующего уведомления).
О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) работодателем издается приказ (распоряжение). На основании этого приказа (распоряжения) в трудовую книжку вносится запись об увольнении работника. Ранее внесенная в трудовую книжку запись об увольнении признается недействительной.
Отметим в заключение, что в соответствии с ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 или п. 4 ч. 1 ст. 83 Трудового кодекса РФ, а также при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 Трудового кодекса РФ. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения (в том числе и в указанных случаях), работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
00 месяца 0000 г. (наименование нас. пункта)
Об отказе работника от получения трудовой книжки
в связи с увольнением
Настоящий акт составлен в том, что работник (наименование структурного подразделения) предприятия И. О. Фамилия отказался от получения трудовой книжки в связи с увольнением и от ознакомления под роспись с приказом о его увольнении.
Одновременно работнику И. О. Фамилия объявлено о том, что ему по почте направляется уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой в удобное время либо дать свое письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте с обязательным сообщением работодателю соответствующего адреса.
Приложение: копия уведомления от 00.00.0000 N 00, на одном листе.
Акт составил:
(наименование должности
непосредственного руководителя) личная подпись И. О. Фамилия
Факт отказа работника И. О. Фамилия от получения трудовой книжки и от
ознакомления под роспись с приказом об увольнении ПОДТВЕРЖДАЮ:
(наименование должности
(наименование должности
уполномоченного лица) личная подпись И. О. Фамилия
Порядок выдачи в случае смерти увольняемого
Особый порядок выдачи трудовой книжки предусмотрен в случае смерти работника.
Согласно п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек в случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под роспись.
Личность родственника, а также наличие у него родственных связей с умершим работником должны быть документально подтверждены. Документами, подтверждающими соответствующие факты, являются паспорт родственника, свидетельство о браке (для супругов), свидетельства о рождении (для братьев или сестер), иные аналогичные документы либо их надлежащим образом заверенные копии.
Расписка о получении трудовой книжки в рассматриваемом случае совершается в простой письменной форме.
Работник вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением о пересылке трудовой книжки почтой (по указанному в заявлении адресу). Как правило, такое заявление делается работником заблаговременно.
Генеральному директору
ООО "Анион"
П. П. Петрову
РАСПИСКА
Я, нижеподписавшийся, настоящим подтверждаю получение в отделе кадров ООО "Анион" надлежащим образом оформленной трудовой книжки моего родственника (указать вид родственных отношений (мужа, сестры, отца, бабушки и т. п.)) Фамилия Имя Отчество, умершего 00.00.0000.
Претензий к оформлению трудовой книжки не имею.
00.00.0000 Подпись И. О. Фамилия
Личность получателя документов удостоверена, предъявлен паспорт гражданина РФ серия XX номер 000000, выданный (наименование органа внутренних дел) 00 месяца 0000 г. зарегистрирован по адресу: (.), и свидетельство о смерти от 00.00.0000 N 000, выданное (наименование органа загса).
Наименование должности сотрудника Подпись И. О. Фамилия
кадрового органа предприятия
Порядок пересылки трудовой книжки почтой
В том случае, если работник не обращался к работодателю с соответствующим заявлением, но по тем или иным причинам не смог получить трудовую книжку на руки в день увольнения, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости получить трудовую книжку либо дать свое согласие на пересылку документа по почте. Подчеркнем, что пересылка трудовой книжки по почте допускается только с согласия работника, выраженного в письменной форме.
Такое заявление также может быть направлено работодателю почтой (во избежание недоразумений - с уведомлением о вручении) либо представлено работником лично. С получением уведомления работник также вправе явиться за трудовой книжкой в удобное для него время, предварительно поставив об этом в известность работодателя.
Такого же порядка пересылки следует придерживаться и в том случае, когда основанием прекращения трудового договора является смерть работника (см. предыдущий параграф). Соответствующее письменное заявление на имя работодателя в этом случае подает один из родственников умершего работника, если получить трудовую книжку на руки для него не представляется возможным.
Пересылка трудовых книжек по почте осуществляется почтовыми организациями РФ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. N 725. Как правило, для этого используется заказное почтовое отправление (письмо или бандероль), принимаемое к отправке с выдачей квитанции отправителю и затем выдаваемое получателю под расписку.
Порядок выдачи на руки доверенному лицу
Заметим в заключение, что трудовая книжка может быть выдана и иному лицу, в случае если оно надлежащим образом уполномочено работником. Необходимые полномочия могут быть предоставлены этому лицу в соответствии с доверенностью.
Поясним, что под доверенностью следует понимать документ, удостоверяющий факт временной передачи полномочий на осуществление каких-либо действий (деятельности) от одного лица (поручителя) другому лицу (доверенному). К числу таких действий гражданское законодательство РФ причисляет и получение документов.
Подготовка и удостоверение доверенностей регламентируются в соответствии с Гражданским кодексом РФ, другими нормативно-правовыми актами. В общем случае доверенности подлежат нотариальному удостоверению. Как правило, и содержание доверенности также готовит нотариус. В доверенности на получение трудовой книжки указываются:
Сведения о поручителе и доверенном лице (их фамилии, имена и отчества, паспортные данные, адреса мест жительства, иные сведения, необходимые для удостоверения личности поручителя и доверенного лица)
Вид действий, на совершение которых распространяются полномочия, - получение трудовой книжки в кадровом органе соответствующего предприятия
Образец подписи доверителя
Подпись поручителя
Срок действия документа.
Оформление доверенностей обычно производится на бланке или листе писчей бумаги с удостоверением подписью уполномоченного лица и печатью. Расписка о получении трудовой книжки доверенным лицом работника, как и в рассматриваемом выше случае, совершается в простой письменной форме. Соответствующие отметки в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них оформляются сотрудником кадрового органа предприятия со ссылкой на доверенность и расписку.
Учет и хранение трудовых книжек и бланков трудовых книжек
1. Организация учета и хранения на предприятии.
Общий порядок организации учета и хранения трудовых книжек и бланков трудовых книжек на предприятии определен разд. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек. С целью обеспечения надлежащего учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее на предприятии ведутся:
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется бухгалтерией предприятия. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой (иным аналогичным подразделением) предприятия, оформляющей прием и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя предприятия, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии - в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.
Выдача бланков сотруднику кадрового органа, ответственному за ведение трудовых книжек, производится бухгалтерией на основании письменной заявки. По окончании каждого месяца сотрудник кадрового органа, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия.
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также непригодные к дальнейшему использованию по назначению - в том числе в связи с несоответствием установленной форме - подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Хранение трудовых книжек работников осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях кадрового органа - в шкафах или сейфах, обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо - в случае смерти работника - его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровом органе предприятия отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя предприятия
И. О. Фамилия
бланков вкладышей в трудовую книжку, в том числе:
а) бланки трудовой книжки:
серия, номер - испорчен в результате __________________________________
б) бланки вкладыша в трудовую книжку:
серия, номер - испорчен в результате __________________________________
______________________________________________________________________
серия, номер - испорчен в результате __________________________________
______________________________________________________________________
Комиссия подтверждает непригодность перечисленных выше бланков к дальнейшему использованию по назначению и предлагает уничтожить их путем сожжения.
Председатель комиссии: подпись И. О. Фамилия
Члены комиссии: подпись И. О. Фамилия
подпись И. О. Фамилия
2. Ответственность за несоблюдение порядка обращения с трудовыми книжками.
В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек ответственность за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. В свою очередь, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо.
О назначении такого лица - как правило, сотрудника кадрового органа предприятия - работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение). Пример приказа представлен ниже.
Открытое акционерное общество "Вега"
О назначении ответственного
за обращение с трудовыми книжками работников предприятия
В целях совершенствования организации документационного обеспечения кадровой деятельности предприятия, обеспечения надлежащего порядка обращения с трудовыми книжками работников предприятия, руководствуясь предоставленными полномочиями и Правилами ведения и хранения трудовых книжек,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Назначить ответственным за обращение с трудовыми книжками работников предприятия. (указать наименование должности, фамилию, имя, отчество работника) и возложить на него на период до 00.00.0000 организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.
2. Утвердить проект инструкции ответственного за обращение с трудовыми книжками работников предприятия, прилагаемый к настоящему приказу.
3. В своей работе ответственному за обращение с трудовыми книжками работников предприятия руководствоваться инструкцией, утвержденной в соответствии с п. 2 настоящего приказа.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора предприятия.
Основание: п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, докладная записка заместителя генерального директора от 00.00.0000.
Приложение: инструкция ответственного за обращение с трудовыми книжками работников предприятия, в одном экз. на 2 л.
Генеральный директор личная подпись А. А. Агеев
Начальник юридического отдела личная подпись Б. В. Горина
За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица предприятия несут ответственность, установленную законодательством РФ. Такая ответственность предусмотрена, в частности, соответствующими статьями Уголовного кодекса РФ.
Так, в соответствии со ст. 140 Уголовного кодекса РФ ("Отказ в предоставлении гражданину информации") неправомерный отказ должностного лица (в том числе руководителя предприятия или руководителя кадрового органа предприятия) в предоставлении работнику собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы последнего, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам работника, наказываются штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет. Таким образом, неправомерный отказ в своевременном предоставлении работнику надлежащим образом оформленной трудовой книжки, равно как и копий документов, связанных с работой, может обернуться для руководителя предприятия (руководителя кадрового органа предприятия) привлечением к ответственности, предусмотренной указанной статьей Уголовного кодекса РФ.
Статья 292 Уголовного кодекса РФ ("Служебный подлог") устанавливает ответственность за внесение должностным лицом в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности, в виде штрафа в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательных работ на срок от 180 до 240 часов, либо исправительных работ на срок от одного года до двух лет, либо ареста на срок от трех до шести месяцев, либо лишения свободы на срок до двух лет. На практике применение указанной статьи становится возможным, в случае если будет доказано, что руководитель предприятия (должностное лицо, ответственное за обращение с трудовыми книжками работников предприятия) совершил виновные действия из корыстной или иной личной заинтересованности - например, предложив работнику взятку за оформление в трудовой книжке записи с "удобной" для него формулировкой увольнения.
Согласно ст. 293 Уголовного кодекса РФ ("Халатность") совершение руководителем предприятия (руководителем кадрового органа предприятия) виновных действий, повлекших существенное нарушение прав и законных интересов работников и (или) предприятия в целом - например, необеспечение (ненадлежащее обеспечение) сохранности трудовых книжек работников, повлекшее за собой их массовую утрату, - наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок от шести месяцев до одного года, либо арестом на срок до трех месяцев. То же деяние, повлекшее по неосторожности смерть человека или иные тяжкие последствия, наказывается лишением свободы на срок до пяти лет.
Статья 324 Уголовного кодекса РФ предусматривает привлечение к ответственности виновных лиц за незаконное приобретение и (или) сбыт официальных документов. К числу таких документов относятся, в частности, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее. Заметим, что порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее определен Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Приказом Министерства финансов РФ от 22 декабря 2003 г. N 117н. Нарушение данного порядка по вине работодателя может повлечь за собой штраф в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительные работы на срок до одного года, либо арест на срок до трех месяцев.
Наконец, в соответствии со ст. 325 Уголовного кодекса РФ ("Похищение или повреждение документов, штампов, печатей. ") работодатель, по вине которого было допущено (совершено) похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов (к числу которых относятся бланки трудовой книжки и вкладыша в нее), совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, может быть наказан штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года. Похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа (в т. ч. трудовой книжки) наказывается штрафом в размере от 100 до 200 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо его арестом на срок до трех месяцев.
В свою очередь, работник, виновный в подделке документов (изготовлении поддельных документов) либо их бланков, в соответствии со ст. 327 Уголовного кодекса РФ может быть наказан ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. В случае использования работником заведомо подложного документа, в том числе трудовой книжки (вкладыша в нее) или иных документов (например, при трудоустройстве), может быть наказан штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного до двух месяцев, либо обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок от трех до шести месяцев.
Материальная ответственность работодателя и работника за причинение ущерба другой стороне трудовых отношений вытекает из положений ст. ст. 165, 234 и 394 Трудового кодекса РФ. В случаях, предусмотренных законодательством, наступление материальной ответственности определяется по решению суда.
Обеспечение бланками трудовой книжки работодателей
В соответствии с п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также обеспечение ими работодателей осуществляются в Порядке, утвержденном Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н "О трудовых книжках".
В связи с тем что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны иметь соответствующую степень защиты, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку возложено на объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - объединение "Гознак" Минфина России. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться распространителями - юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным объединением "Гознак".
Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на платной основе в соответствии с договорами, заключенными с объединением "Гознак" или распространителем. Доставка работодателям бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции, либо непосредственно работодателем со склада объединения "Гознак" или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение бланков. При массовой утрате трудовых книжек работников предприятия вследствие чрезвычайных обстоятельств, а также при неправильном первичном заполнении трудовой книжки (вкладыша в нее) либо в случае их порчи не по вине работника стоимость бланков оплачивается работодателем.
Расписки о получении трудовой книжки
(в редакции постановления
Министерства труда
Республики Беларусь
11.05.2000 N 72)
58. Нанимателем или уполномоченным должностным лицом ведется
В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с
получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется
бухгалтерией.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется
кадровой службой или другим подразделением, лицом, оформляющим прием
и увольнение работников. В книге регистрируются все трудовые книжки,
принятые от работников при поступлении на работу к данному
нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии
и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые. При
приеме от работника трудовой книжки лицом, оформляющим прием и
Трудовые книжки: правила выдачи при увольнении
Нормы, определяющие порядок ведения трудовых книжек, относятся к законодательству о труде. Исходя из этого лица, ответственные за ведение трудовых книжек, в случае нарушения правил их ведения, могут быть привлечены к административной ответственности за нарушение законодательства о труде.
В день прекращения трудового договора работнику выдается трудовая книжка с внесенной в нее записью об увольнении, производится окончательный расчет, а по его письменному заявлению, в соответствии со статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ), также копии документов, связанные с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы выписки из трудовой книжки справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). При выдаче работнику на руки трудовой книжки от него берется расписка в ее получении, проставляемая в книге учета движения трудовых книжек, а также вносится соответствующая запись в личную карточку работника, которая также удостоверяется подписью работника.
Если в день увольнения работник отсутствует на работе либо отказывается от получения трудовой книжки на руки (об отказе получить трудовую книжку должен быть составлен акт, подписанный свидетелями), и по этим причинам невозможно выдать трудовую книжку, работодатель должен предпринять следующие действия. В адрес работника направляется заказным письмом с уведомлением письменное требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, поскольку пересылка трудовой книжки почтой допускается только с его согласия. Работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки со дня направления такого уведомления (статья 84.1 ТК РФ).
Обратите внимание!
На практике встречались случаи, когда уволенный работник в судебном процессе заявлял, что он действительно получал конверт с письмом от работодателя, но в данном письме не содержалось требования явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, а к примеру, был вложен чистый лист бумаги (направлена поздравительная открытка, какое-либо иное несущественное уведомление и тому подобное).
Таким образом, для избежания подобных ситуаций и с целью обеспечения возможности работодателя отстоять свою позицию в суде, рекомендуем работодателю при отправке письма с уведомлением составить опись вложения (она заверяется сотрудниками почтового отделения), в которой четко указать, что работнику направляется требование явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Кроме того, законодатель дополнил перечень случаев, когда работодатель не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, а именно:
1) в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника по основанию, предусмотренному подпунктом а пункта 6 части первой статьи 81 или пунктом 4 части первой статьи 83 ТК РФ
2) при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с частью второй статьи 261 ТК РФ.
Своевременно выдать трудовую книжку работнику в первую очередь в интересах работодателя, ведь согласно пункту 35 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках» (далее Правила ведения и хранения трудовых книжек), а также статье 234 ТК РФ, при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок.
Кроме того, бывший сотрудник может подать в суд на работодателя с просьбой о компенсации морального вреда. Конечно, причинение морального вреда работник должен сначала доказать. Суд может принять в качестве доказательств многое: справку о заболевании, возникшем в связи с потерей работы, нравственные страдания, обусловленные невозможностью трудоустроиться, получение статуса безработного в связи с задержкой выдачи трудовой книжки и так далее. Во всех случаях причинения работнику морального вреда неправомерными действиями или бездействием работодателя ему выплачивается денежная компенсация (статья 237 ТК РФ).
Также в случае задержки выдачи трудовой книжки, работодателю надо будет издать новый приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора и внести изменения в трудовую книжку об изменении даты увольнения на день выдачи трудовой книжки. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.
Обратите внимание!
Не может служить основанием для задержки выдачи трудовой книжки факт несдачи работником материальных ценностей, невозвращение спецодежды и так далее.
Рассмотрим некоторые проблемные и спорные ситуации, вызывающие затруднения практических работников, связанные с выдачей трудовой книжки.
Законодателем установлено, что трудовая книжка может выдаваться на руки работнику только в случае его увольнения. По письменному заявлению работника сотрудник кадровой службы может выдать копию трудовой книжки для предъявления в различные органы. Но, достаточно часто некоторые органы требуют предъявления подлинника документа. Например: Пенсионный Фонд Российской Федерации, для назначения пенсии ОВИР (теперь ФМС) при оформлении загранпаспорта и другие.
Необходимо заметить, что ответственность за сохранность трудовых книжек лежит на сотруднике ответственном за ведение и хранение трудовых книжек. И при выдаче книжки на руки работнику существует опасность утери документа, или его подделки. Как же поступать в такой ситуации?
Министерством труда Российской Федерации давалась следующая рекомендация: работнику кадровой службы вместе с сотрудником прийти в соответствующий орган и показать его книжку. Но понятно, что это достаточно проблематично, и если в организации большое число сотрудников, то практически невозможно. Поэтому, вопреки требованиям закона, на практике кадровый специалист все-таки выдает трудовую книжку. При этом рекомендуем, взять с работника письменное заявление в котором будет указана уважительная причина выдачи книжки. Часто срок возврата указывается номинально, так как в реальности работник может вернуть трудовую книжку только после того, как получит ее у затребовавшего органа. Но, тем не менее, этот срок должен быть поставлен.
Не редко работники просят выдать трудовую книжку для снятия нотариально заверенной копии. С такой просьбой чаще всего обращаются юристы, главные бухгалтеры, аудиторы, руководители организаций. Нотариально заверенная копия необходима для получения профессиональных сертификатов. В таком случае возможно несколько вариантов решения. Во-первых, можно воспользоваться уже предложенным вариантом, и выдать трудовую книжку по письменному заявлению работника на определенный срок. Второй вариант: работник отдела кадров самостоятельно обращается к нотариусу, чтобы заверить трудовую книжку своего сотрудника. И если исходить из указаний закона, то второй вариант более правильный.
При выдаче трудовой книжки могут возникнуть и другие спорные ситуации. Например, сотрудник при увольнении просит передать его трудовую книжку третьим лицам (родным, друзьям, коллегам), или переслать ее с курьером.
Обратите внимание!
Отдать трудовую книжку третьему лицу можно только при наличии у него нотариально заверенной доверенности. Без такой доверенности трудовая книжка выдается только в случае смерти работника. Тогда основанием для выдачи документа, будут служить, свидетельство о смерти, документ, подтверждающий родство с умершим и паспорт. Копии всех представленных документов должны быть заверены отделом кадров, и подшиты в личное дело работника. В книге движения трудовых книжек необходимо сделать запись кому и на основании каких документов выдана трудовая книжка.
В соответствии с пунктом 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, работник может направить письмо с просьбой переслать ему трудовую книжку по почте. Отправлять трудовую книжку по почте необходимо заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
На практике возможна следующая ситуация, когда работник отказывается получить трудовую книжку, каким-то образом мотивируя свое решение, например, считает что расчет, произведенный при увольнении, был неверен. Как должен поступить работодатель в этом случае, будет ли он обязан оплатить этому работнику заработную плату за все дни задержки выдачи трудовой книжки?
Обратите внимание!
В соответствии со статьей 233 ТК РФ, выплата заработной платы за задержку выдачи трудовой книжки производится в случае, если эта задержка произошла по вине работодателя. В описанной ситуации работник сам отказался от получения трудовой книжки, и вины работодателя здесь нет. Поэтому в этом случае работник не может рассчитывать на выплаты. Можно порекомендовать работникам кадровой службы документировать такой отказ работника, в качестве доказательства и направить уведомление о необходимости получения трудовой книжки.
В случае длительного отсутствия работника по невыясненным обстоятельствам, если при этом место нахождения его неизвестно, для прекращения трудового договора с ним рекомендуется, обратится в суд, с иском о признании работника безвестно отсутствующим. На основании судебного решения можно прекратить с этим сотрудником трудовой договор. В трудовую книжку вносится запись: « Трудовой договор расторгнут в связи с признанием судом безвестно отсутствующим». Основанием для внесения такой записи будет являться приказ об исключении работника из списочного состава, основанный на решении суда.
Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку.
Если в трудовой книжке выявлена неправильная или неточная запись, то ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись, реорганизована или ликвидирована, то исправления вносит организация-правопреемник, а при её отсутствии - организация, где теперь трудится работник, на основании выписок из соответствующих архивных документов.
Исправительная запись должна полностью соответствовать записи в документе (приказе, распоряжении), на основании которого внесена запись в трудовую книжку. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их содержания фактически выполнявшейся работе, исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Исправительные записи в трудовых книжках не могут производиться на основании свидетельских показаний, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
Наиболее часто встречающаяся ситуация, изменение анкетных данных. Например, причиной может служить, вступление в брак, развод, смена неблагозвучной фамилии и другие. Все произошедшие изменения должны быть зафиксированы в трудовой книжке. Порядок внесения изменений данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения работника предусмотрен пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее Инструкция №69).
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. При чем, недостаточно будет одного документа, Как правило, по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка.
Такие изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Зачеркнутая запись при этом, должна легко читаться. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.
Дополнение сведений об образовании, профессии, специальности, довольно часто встречающаяся ситуация. Например: человек поступает на работу после окончания профессионального технического училища, затем получает высшее образование. В соответствии с пунктом 2.4 Инструкции №69 старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. В случае, если данные об образовании, профессии, специальности отсутствуют в трудовой книжке, то в таком случае, просто заполняются пустые строки.
В трудовой книжке работника в графе «Образование» было указано «среднее профессиональное образование», а в строке «Профессия, специальность» стояло «электрик». Работая, он закончил университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера электрических сетей. Как в таком случае дополнять сведения об образовании: в той же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное образование», а в строке «профессия, специальность» в соответствии с данными диплома написать через запятую «инженер электрических сетей».
Часто, на практике, специалисты кадровой службы считают, что в трудовой книжке необходимо делать ссылку на документ об образовании, в случае дополнения ранее внесенных сведений. И по аналогии с записью об изменении анкетных данных располагают ее на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
Обратите внимание!
Законодательство (а именно Инструкция №69) этой ссылки не предусматривает, соответственно делать ее нет необходимости. Кроме того, не всегда возможно отразить все изменения образования, профессии, специальности на обложке трудовой книжки, из-за ее небольшого размера.
Исправление неверных записей.
В случае обнаружении неверной или неточной записи в трудовой книжке внесенной по прошлому месту работы, или при внесении неверной записи, необходимо исправить эти записи.
Правовому регулированию исправления внесенных неверных или (и) неточных записей посвящен раздел 1.2. Инструкции №69, и раздел III Правил порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек.
Ранее, исправить неверную запись мог только работодатель, который ее произвел. Это вызывало на практике много проблем. В соответствии с пунктами 27 и 28 Правил порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении работника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и тому подобное).
В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.
Графова Н.В. 20 января 2005 года устроилась главным бухгалтером в ОАО «С». Руководитель организации подписал приказ №5-к о приеме на работу. Начальник отдела кадров внесла неточные записи в трудовую книжку, которые впоследствии исправила.
В июне Графова подала в ОАО «С» заявление об увольнении по собственному желанию. Приказом №75-к от 30 июня 2005 года она была уволена на основании пункта 3 статьи 77 ТК РФ.
В некоторых ситуациях работнику может потребоваться получение своей книжки о труде на руки. Для этого ему придется написать заявление на выдачу трудовой книжки. Когда книжка будет получена, нужно будет написать расписку.
Заявление на выдачу трудовой книжки (образец)
Прежде чем начать составлять данное заявление, следует обратиться в кадровую службу организации и узнать, существуют ли какие-либо инструкции по заполнению. Законодательство не устанавливает конкретную форму, однако в отдельных компаниях могут быть предусмотрены специальные правила.
Если специальных правил не предусмотрено, заявление на выдачу трудовой книжки составляется по общим правилам:
- заявление должно быть написано на листе формата А4;
- в верхнем правом углу указывают наименование компании, а также фамилию и инициалы руководителя;
- в этом же столбце нужно прописать свою должность, а также фамилию и инициалы;
- в середине листа прописывают слово «заявление» большими буквами;
- после этого нужно указать причину, по которой потребовалась книжка о труде;
- в конце нужно проставить свою подпись и дату;
- после того, как кадровые работнику примут заявление, они проставляют на него фирменный штамп компании.
Стоит отметить, что заявление не должно содержать ни одной ошибки. Допускается как написание от руки, так и распечатывание на компьютере.
Образец заявления на выдачу трудовой книжки представлен ниже:
Расписка в получении трудовой книжки (образец)
Расписка о получении трудовой книжки на руки так же, как и заявление, не имеет законодательно утвержденной формы. Однако в ней обязательно должна быть указана следующая информация:
- название компании;
- должность, занимаемая работником, а также его фамилия и инициалы;
- название документа большими буквами: «расписка»;
- причина, по которой расписка оформляется;
- дата, когда документ был составлен;
- обстоятельства, послужившие основанием для выдачи;
- подпись работника, которому была выдана книжка;
- должность, фамилия и инициалы, а также подпись кадрового специалиста.
Образец расписки в получении трудовой книжки представлен ниже:
Случаи, когда может потребоваться книжка
Оригинал книжки о труде может потребоваться для предоставления в Пенсионный Фонд, для оформления пенсии по возрасту. Сроки пользования оригиналом ограничены. У сотрудника есть только три дня, чтобы ей воспользоваться. После этого ее нужно незамедлительно возвратить нанимателю. Оснований для продления этого срока законодательство не предусматривает.
Также есть и другие случаи, когда может понадобиться книжка о труде:
- получение займа в кредитной организации;
- оформление заграничного паспорта;
- получение государственных субсидий;
- поступление в университет на заочную форму.
Однако в данных ситуациях наниматель выдает не оригинал книжки, а ее заверенную копию. Подробнее о том, зачем может понадобиться копия трудовой, а также о порядке её заверения, можно прочитать в .
Пошаговая инструкция получения книжки
Что делать нанимателю, если сотрудник не возвращает книжку
Как показала практика, довольно часто встречаются недобросовестные сотрудники, которые не возвращают трудовые книжки.
Работодатель имеет право обратиться с иском в суд, предъявив расписку, а также и запись в учетном журнале. В такой ситуации наниматель без проблем выиграет суд, а недобросовестный сотрудник получит штраф и будет уволен.
Удержание за книжку из зарплаты
Удерживать деньги из зарплаты из-за невозврата книжки наниматели имеют право только по решению суда. Сам работодатель не имеет права рассчитывать сумму удержаний.
Поэтому, если работник не желает возвращать книжку о труде, стоит незамедлительно обращаться в суд.
5/5 (4)Образцы расписок о получении трудовой книжки на руки
ВНИМАНИЕ! Посмотрите заполненный образец расписки о получении трудовой книжки на руки при увольнении:
СКАЧАТЬ образцы расписок о получении трудовой книжки на руки можно по ссылкам ниже:
Как правильно составить документ
В случае, когда работнику необходимо составить расписку о получении трудовой книжки на руки, а в организации не предусмотрен ее специальный шаблон, данный документ оформляется в свободной форме.
При написании расписки следует воспользоваться общими советами по ее оформлению. Документ можно написать от руки в произвольной форме. Оформить его можно как на простой бумаге, так и на специальном бланке организации.
Также работник может набрать текст расписки на компьютере, однако этот метод имеет определенные минусы, ведь при возникновении спорной ситуации с работодателем графологическую экспертизу, позволяющую выяснить, кто является составителем документа, произвести будет невозможно.
Документ должен быть написан разборчивым почерком, в нем не должно быть ошибок или исправлений. Если при оформлении расписки обнаружены ошибки, желательно переписать ее.
- полное наименование предприятия, выступающего в качестве работодателя;
- дата и место оформления бумаги;
- ФИО работника, его дата рождения и данные паспорта, информация о прописке и фактическом месте жительства;
- если трудовую книжку получает доверенное лицо работника, в документе необходимо указать данные доверенности на совершение таких полномочий (дату и место удостоверения документа). Аналогичным образом в расписке отражается информация о лице, выдавшем трудовую книжку;
- затем нужно указать реквизиты выдаваемой трудовой книжки. Также в этом пункте прописывается информация о целях ее получения;
- завершается документ подписью лица, которое получает трудовую книжку (его подпись в обязательном порядке сверяется с подписью в паспорте).
Запомните! Обычно расписку оформляют в одном экземпляре, который передается в отдел кадров организации для приобщения к личному делу сотрудника.
Также к делу приобщается копия трудовой книжки работника, заверенная уполномоченным специалистом и скрепленная печатью предприятия. Это необходимо для того, чтобы в случае утраты трудовой книжки была возможность оформить ее дубликат.
Законодательная база
Сведения о хранении и выдаче трудовых книжек закреплены в следующих нормативно-правовых актах:
- Трудовом кодексе РФ;
- Постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225.
В соответствии с вышеуказанным Постановлением, трудовая книжка относится к числу документов строгой отчетности. Хранить ее надлежит в отделе кадров организации-работодателя.
Ответственным по вопросу ведения, хранения и выдачи документа является работник кадровой службы, которого назначает работодатель посредством вынесения соответствующего приказа. Доступ к трудовым книжкам работников получает исключительно уполномоченное на это лицо.
Для чего может потребоваться
Подлинник трудовой книжки сотрудника должен храниться в отделе кадров организации-работодателя.
Доступ к таким документам для посторонних лиц закрывается, поэтому для хранения трудовых книжек выделяется отдельное помещение или сейф.
Получить трудовую книжку на руки можно только при наличии определенных обстоятельств.
Они заключаются следующем:
- увольнение работника;
- необходимость оформления пенсии. В таком случае трудовая книжка требуется для предъявления в ПФ РФ;
- необходимость получения визы или загранпаспорта.
Стоит отметить, что бывают и такие случаи, когда некоторые учреждения и организации (банки, фирмы, куда гражданин устраивается по совместительству) тоже предъявляют требование о предъявлении подлинника трудовой. Но в таких ситуациях чаще всего работнику выдается заверенная работодателем копия или выписка из документа.
Посмотрите видео. Компенсация за задержку выдачи трудовой книжки:
Значение расписки
Ответственным за хранение трудовой книжки лицом является сотрудник отдела кадров предприятия. Поэтому при уничтожении документа или его утере ответственное лицо восстанавливает трудовую книжку работника за счет собственных средств.
В связи с этим любые операции в отношении трудовых книжек сотрудников учитываются, для этого у работодателя должен быть специальный журнал учета.
При выдаче трудовой книжки по заявлению работника, последний составляет расписку, подтверждающую факт получения документа, тем самым принимая ответственность за ее сохранность на себя.
Кто должен написать
Расписку о получении трудовой книжки на руки должен написать ее владелец.
Если гражданин в силу определенных обстоятельств не может забрать документ самостоятельно, его получение можно поручить доверенному лицу, заранее передав ему указанные полномочия посредством оформления нотариальной доверенности.
Что делать, если работник не возвращает трудовую книжку
К сожалению, нередко встречаются такие ситуации, когда безответственные работники отказываются возвращать трудовую книжку после ее получения.
В таком случае работодателю следует обратиться в судебные органы, предоставив в качестве доказательства расписку, написанную работником.
При наличии указанного документа и предъявлении его в судебном заседании, выиграть дело для работодателя не составит особого труда. При этом ответчику грозит получение штрафа и увольнение с работы.
Очень часто в трудовой практике возникает множество вопросов в связи с получением трудовой книжки при увольнении.
Вопросы начинаются как у работника, который ни разу не сталкивался с подобным, так и у работодателя, который не знает, как правильно оформлять подобное действие.
Более того, многие работодатели, например, начинающие частные предприниматели и вовсе не имеют понятия о том, как должно происходить увольнение с последующей выдачей трудовой книжки. Давайте вместе рассмотрим все нюансы по данному вопросу.
Возможно, именно в результате нашей кропотливой работы вы уловите суть того, как производится увольнение, и не будете допускать самые распространенные ошибки, тем самым ставя себя и своего работника в неловкое положение.
Каждый работник должен знать свои права не только по факту увольнения, но и выдачи трудовой книжки, хотя бы потому, что трудовые права, к сожалению, на сегодняшний день практически неизвестны основной массе работников.
Большой процент работников даже в случае, если права были нарушены не стремятся восстановить справедливость и получить возмещение за нанесенный ущерб.
Начнем рассматривать ситуацию прямо сейчас.
Когда работодатель обязан вернуть (выдать) трудовую книжку при увольнении?
Рассмотрим злополучный вопрос, о том, когда должны отдавать трудовую книжку при увольнении? Работодатель обязан выдать трудовую книжку и копии документов работнику при его непосредственно увольнении. Оно может быть вызвано разными причинами. Но, не смотря на то, что у работодателя и работника одновременно может быть масса причин на увольнение, основные правила по выдаче трудовой книжки при прекращении трудового договора должны быть соблюдены — работодатель должен выдать уволившемуся работнику документ. Так же всех волнует вопрос сроков выдачи трудовой книжки.
Не слишком опытные работодатели и новички-работники не имеют представления о том, в какие сроки должна быть выдана трудовая.
В связи с этим может происходить ряд не самых благоприятных последствий, возникающих по незнанию . Работодатель может задержать трудовую работника у себя, а работник, зная о неправомерности действий работодателя, может подать в суд .
Также, пользуясь незнанием работника о сроках, работодатель может в полной мере отсрочить выдачу трудовой по своему собственному желанию.
Трудовая книжка должна быть выдана на руки работнику в день его официального увольнения, то есть в последний рабочий день. Этого нельзя делать ни на день позже, ни раньше.
Но, к сожалению, многие граждане нашей страны не изучают ТК РФ, и, следственно, не знают о таких четко установленных сроках.
Сроки возврата
Когда и в какой срок выдается трудовая книжка при увольнении работника? Таким образом, в последний день осуществления своей трудовой функции работник получает на руки свою трудовую книжку. В дальнейшем, только он решает куда с ней отправится.
Работодатель не имеет право отсрочить выдачу данной книжки. Но, иногда, в связи с тем, что работник находится в командировке или же сам вовсе не может получить документ лично, эти сроки могут быть продлены.
Когда и как можно забрать?
Как получить трудовую книжку при увольнении? После своего увольнения работник должен явиться
непосредственно к работодателю или в отдел кадров организации или индивидуального предпринимателя.
Именно там за все время осуществления деятельности хранилась трудовая книжка работника. Работник должен представиться и, показав документы об увольнении, забрать свой документ .
Конечно, предшествовать такому действию должен определенный срок отработки , а также официальное расторжение трудового договора, которое было произведено между работником и работодателем. Только по факту выполнения данных пунктов возможна выдача трудовой книжки на руки увольняющемуся работнику.
Как забрать трудовую книжку у работодателя без отработки?
Как мы знаем, в Трудовом кодексе оговорено правило, что работник предупреждает о своем увольнении работодателя заранее, и после этого должен осуществлять свою трудовую функцию еще две недели. Но, вне правил кодекса, отработка увольняющегося сотрудника – дело только двух лиц, работника и работодателя и никто кроме них не в праве решать, отрабатывать работнику или нет.
Если у работника появились обстоятельства, которые не позволяют ему остаться на месте работы еще две недели, то работодатель может пойти на встречу своему подчиненному. Но такими обстоятельствами могут стать только очень важные факты , например болезнь, срочный переезд и так далее.
Акт передачи
Как правильно составить?
После увольнения трудовая книжка должна быть выдана прямо в руки работнику.
Но некоторые недобросовестные работники , желая взыскать с работодателя неустойку за удержание трудовой книжки, подают в суд и отрицают факт нахождения и передачи им трудовой.
Для того, чтобы обезопасить работодателя, сотрудниками отдела кадров составляется соответствующий акт, который отправляется в личное дело работника.
Составляется акт передачи трудовых книжек при увольнении на листе А4 . Он может быть составлен как в печатной форме, так и в письменной. В данном акте должно говориться о том, что работник отработал срок до увольнения и в конкретный день явился за трудовой книжкой. Далее работник должен написать то, что он получил документ прямо в руки и поставить свою подпись.
Только после этого работник завладевает документом.
Нет установленной формы составления подобного акта, поэтому чаще всего он пишется от руки, произвольным текстом и по внешнему виду очень напоминает расписку.
Данный документ хранится в архиве вместе с другими документами уволенного работника.
Порядок и правила выдачи
Заявление на выдачу трудовой книжки уволенного работника
Для того, чтобы работодатель выдал вам трудовую книжку в течении какого-то времени после увольнения совсем не обязательно составлять заявление. В крупных корпорациях, где происходит огромный делооборот работодатели требуют своих подчиненных составлять заявление о выдаче.
Позже такое заявление приобщают к личному делу. Но если в вашей организации или у индивидуального предпринимателя подобное правило не предусмотрено, то вам не стоит писать заявление.
Если же все-таки вы решили написать заявление на выдачу, тем самым обезопасив себя от неправомерных действий со стороны работодателя, вам необходимо узнать ФИО работодателя в адрес которого отправляете заявление, а также озвучить просьбу о выдаче трудовой книжки.
Только после этого вам будет выдан ваш документ.
Как правильно написать?
Составляется заявление на листе обычного листа формата А4. Напечатать можно на компьютере, а можно написать от руки. Установленного законом бланка не имеется, поэтому заявление вы можете написать в произвольной форме или поинтересоваться написанием у сотрудников отдела кадров. Не забудьте в конце заявления поставить свою подпись и дату.
Образец заявления на выдачу трудовой книжки при увольнении:
Расписка
Как заполнить?
Расписка о получении трудовой книжки на руки при увольнении должна быть оформлена надлежащим образом. Но, к сожалению, многие работники и работодатели не знают об этом. Расписка может быть написана вместо акта передачи, а также, может быть составлена вместе с ним. В расписке работник пишет, что получил трудовую книжку в руки в конкретное число и ставит свою подпись.
Иногда в расписке ставится фраза о том, что работник не имеет к работодателю или сотрудникам отдела кадров никаких претензий. Часто расписка пишется прямо в трудовой книжке работником. Запись обычно гласит о том, что трудовая книжка получена, ставится дата и подпись. На этом заполнение расписки закончено.
Как правило, такой документ, если он составлен на отдельном листе, отправляется в архив, а если в трудовой книжке – то сразу отправляется в руки к работнику.
Образец расписки о получении трудовой книжки при увольнении:
Что делать, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения?
Часто бывает так, что в день увольнения работник не может оказаться на месте работы или не может забрать трудовую по другим причинам.
Нисколько не медля, работодатель должен связаться с работником. Если это невозможно, то трудовая отправляется заказным письмом по адресу проживания работника.
Если письмо пришло обратно и книжка не получена, то работодатель обязан сохранить документ до момента, пока за ним не явится работник или кто-то из его родственников.
Возможные проблемы и споры
Часто при увольнении возникает ряд проблем, связанных с выдачей трудовой книжки при увольнении, которые еще не предусмотрели законодатели. Например, когда работодатель отправляет трудовую работнику по месту жительства, а затем получает ее обратно, работодатель просто хранит трудовую у себя.
Часто, спустя долгое время, объявляется работник, который говорит о том, что трудовую книжку ему попросту не отдали и начинает требовать компенсацию.
В трудовой практике подобное происходит достаточно часто и пока законодателем не предусмотрены способы защитить работодателя от коварства со стороны работников.
Еще одной существенной проблемой и одновременно пробелом в законодательстве является вопрос выдачи трудовой книжки в день увольнения. Иногда день увольнения выпадает на выходной, и работник вынужден ждать до понедельника выдачу своего документа.
Все бы ничего, но если работнику необходимо с новой недели выступить на новую должность на новом месте работы, прежний работодатель может пойти на уступки.
Но очень часто при увольнении происходит как раз наоборот, и работодатель максимально затягивает срок выдачи трудовой книжки. К сожалению, не каждый работник в должной мере обладает знаниями по трудовому праву, чтобы грамотно отстоять свои интересы.
Как отдать трудовую книжку, если работник в тюрьме?
Если работник находится в тюрьме, то его трудовая книжка передается его родственникам . Такая практика распространена. Если родственников попросту нет или же не удается с ними связаться, то работодатель хранит трудовой документ у себя, до момента, пока за ним не явятся родственники, либо сам работник не выйдет из мест заключения.
Заключение
Выдача трудовой книжки при увольнении очень ответственное действие. В нем задействованы и сотрудники отдела кадров, и сам работодатель и работник. На каждом из субъектов конкретных трудовых отношений лежит огромная ответственность.
Каждый из них должен знать свои права и обязанности по факту выдачи трудовой книжки.
И работник, и работодатель не должны преступать требования закона, в противном случае им придется встретиться в суде.
Не важно, по какой причине произведено увольнение, важно оставаться грамотными специалистом до самого конца расторжения трудовых отношений, и тогда вы не только наберетесь опыта в производстве действий по факту увольнения, но и оставите о себе хорошее мнение у другого человека.