Бланк формы № ИНВ-19. Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей
Форма применяется для отражения результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.
В сличительной ведомости отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Для этого указывается наименование номенклатуры товарно-материальных ценностей, единица измерения и результаты инвентаризации в виде количества и суммы излишков и недостач, выявленных при инвентаризации
На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки и т.п.) составляются отдельные сличительные ведомости.
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному(ым) лицу (лицам).
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (образец)
Цель любой инвентаризации - установление фактического состояния имущества и проверка соответствия этого состояния отраженным в учете данным. При установлении каких-либо расхождений как в сторону увеличения ТМЦ (неучтенные излишки), так и в сторону уменьшения (недостача), по правилам инвентаризации оформляется сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ. Образец такой ведомости, а также официально установленную форму вы можете найти ниже.
Как оформляются результаты инвентаризации ТМЦ
Инвентаризация ТМЦ может быть обязательной и инициативной. Случаи обязательной инвентаризации установлены правилами проведения инвентаризаций. Каждая компания должна ее провести как минимум раз в год перед составлением годовой отчетности. Есть и другие случаи, когда инвентаризацию проводить обязательно. Например, в случае выявления хищения ТМЦ или утраты их при пожаре. Инвентаризацию ТМЦ компании проводят и в добровольном порядке (по собственной инициативе).
Инвентаризация ТМЦ начинается с издания приказа, в котором определяются сроки инвентаризации, объекты инвентаризации, утверждается состав комиссии.
В установленные сроки комиссией проводится инвентаризация ТМЦ, что фиксируется в описях имущества. Часто для этого применяют унифицированные формы:
- ИНВ-3 - инвентаризационная опись ТМЦ;
- ИНВ-4 - акт инвентаризации ТМЦ отгруженных;
- ИНВ-5 - инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение;
- ИНВ-6 - акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути.
Если в ходе проведения инвентаризации выявляются излишки, недостачи, порча ТМЦ, то обязательно оформляется сличительная ведомость ИНВ-19.
Бланк формы ИНВ-19
Приведенные выше унифицированные формы утверждены Госкомстатом России в постановлении № 88 от 18.08.98 . Однако следует отметить, что они не являются обязательными для применения. Компания может разработать и ввести в производственные процессы свои собственные формы документов.
ИНВ-19 : образец заполнения
В официальную форму ИНВ-19 включены сведения о:
- компании (наименовании фирмы, проверяемом структурном подразделении и т.д.);
- инвентаризации (документе, на основании которого она проводится, сроках ее проведения);
- сотрудниках компании, материально ответственных за сохранность ТМЦ;
- выявленных излишках, недостачах (указываются наименование и характеристики ТМЦ, по которым установлены расхождения, их номер, количество и сумма);
- пересортице, если она проведена;
- окончательных излишках и недостачах (ниже расскажем о заполнении этих граф подробнее) с отнесением их на материально ответственных работников.
Ниже мы приведем пример заполнения ИНВ-19 для случаев, когда в результате инвентаризации выявлены расхождения с данными учета, но пересортица не проводилась. В таком случае графы 18 - 23 не заполняются.
Если были выявлены излишки, которые не зачтены по пересортице, то нужно заполнить столбцы 24 - 26 (окончательные излишки).
В отношении граф 27 - 32 (окончательные недостачи) можно заметить, что в форме ИНВ-19 столбцы 27, 29, 31 (количество) и 28, 30, 32 (сумма) повторяют друг друга. Это сделано для того, чтобы отнести выявленные недостачи на сотрудников, за них отвечающих. Таким образом, в официальной форме сличительной ведомости можно указать недостачи по трем материально ответственным сотрудникам. При необходимости компания может утвердить собственную форму, увеличив количество указанных столбцов.
Образец заполнения формы ИНВ-19
Результаты инвентаризации ТМЦ отражаются в сличительной ведомости форма ИНВ-19. Скачать бланк данного документа и образец его заполнения можно в конце статьи.
Инвентаризация ТМЦ заключается в пересчете и проверке товаров, материалов, готовой продукции и прочих ценностей предприятия. При этом инвентаризационная комиссия заполняет опись форма ИНВ-3, образец которой можно найти .
В описи отражаются фактические и учетные данный по товарно-материальным ценностям. Выявленные расхождения переносятся в сличительную ведомость.
В отношении основных средств и нематериальных активов составляется . Для товаров, материалов и прочих ценностей составляется сличительный бланк по форме ИНВ-19.
Образец заполнения ИНВ-19
На первой странице бланка ведомости указывается название организации, подразделения, номер и дата , сроки проведения инвентаризации, номер и дата ведомости, должности и ФИО ответственных лиц.
Вторая и третья страница содержат таблицу для отражения сведений о ТМЦ, по которым выявлены расхождения. Причем ТМЦ, принятые организацией на ответственное хранение, по которым заполняется , отражаются в отдельной сличительной ведомости.
В таблицу последовательно переносятся все наименования товаров, материалов, готовой продукции и прочих ценностей, по которым в описи фактические и учетные данные не совпадают.
Для каждого наименования товарно-материальных ценностей нужно указать:
- Единицу измерения (включая код по ОКЕИ);
- Инвентарный номер и номер паспорта (номер паспорта указывается для ТМЦ, содержащих драгоценные металлы);
- Излишек (заполняются графы 8 и 9) или недостача (графы 10 и 11).
Сличительную ведомость заполняет бухгалтер, который проводит уточнение записей в учете. Уточнение по излишкам отражается в графах 12-14, по недостаче – 15-17.
Данные об излишках, зачтенных в покрытие недостач, заносятся в графы 18-20, данные о недостаче, покрытой излишками, заносятся в графы 21-23.
Окончательное количество и сумма излишков, которые приходуются по результатам инвентаризации отражается в графах 24 и 25. Номер счета, на который приходуются излишки, пишется в гр.26.
Остальные графы предназначены для занесения данных об окончательной недостаче.
По итогам заполненных второй и третьей страниц бланка сличительной ведомости ИНВ-19, выводятся итоговые значения по всей таблице.
Организации любого типа должны проводить процедуру инвентаризации на регулярной основе для того, чтобы следить за наличием и состоянием ТМЦ, основных средств и НМА (нематериальных активов). В тех случаях, когда проверка выявляет наличие несоответствия в ходе проведенных мероприятий, установить несовпадение помогает сличительная ведомость .
Необходимость
Уполномоченное лицо, прежде чем составлять такой документ, должно очень внимательно проверить все данные и расчеты, которые были собраны и высчитаны, после чего созванная комиссия подводит итоги и завершает процесс инвентаризации.
Ведомость такого характера нужна для того, чтобы выявить и отобразить те несовпадения, которые существуют между бухгалтерскими документами, отчетностью и реальным состоянием имущества предприятия (наличие, отсутствие ресурсов и т.д.).
Даже небольшие различия в составе ТМЦ или ОС подлежат отображению в сличительном акте в обязательном порядке. В качестве пояснения составляют специальные справки бухгалтерского характера, в которых говорится о причинах возникновения нестыковки, потому что это важно для проведения процедуры по списанию этих объектов.
Причины :
- Хищение в незначительных и значительных размерах.
- Недостача материально-производственных запасов, оборудования или товаров.
- Потери, понесенные из-за возникновения ЧП или бедствия стихийного характера.
- Ущерб, нанесенный имуществу лицами, ответственными за их эксплуатацию.
Не все должностные лица обладают знаниями для заполнения ведомости, которые устанавливаются соответственными требованиями. Однако, следует помнить об основных факторах :
- Разнице, которая была выявлена в суммах в ходе проверки.
- , которая появилась в ТМЦ.
Пересортица – это ошибка при классификации товара или материала, по причине которой он был отнесен к неверной группе.
После того как сличительная ведомость будет составлена, необходимо все убытки списать в пределах, предусмотренных учетной политикой организации. Если в ходе проверки была выявлена а или обнаружен излишек, то их отображают в ведомости, так как они указывались и рассчитывались в бухгалтерской отчетности.
Организация может использовать единые регистры , в которых параметры проведенной инвентаризации и данные из сличительной ведомости объединены. Это происходит тогда, когда объекты процедуры не принадлежат по праву собственности предприятию, но отображаются в БУ.
Такими объектами могут стать:
- Вещи ценного характера, которые были переданы на хранение.
- Ценности, находящиеся в аренде.
- , товары, которые были отданы предприятию на переработки и использование.
В процессе инвентаризации происходит составление справочного документа для передачи его владельцам имущества.
Для грамотного составления сличительной ведомости ответственное лицо, уполномоченное ее составлять, должно иметь представление об основной терминологии процесса.
Основные понятия :
- Инвентаризация – проверка и учет находящегося в пользовании организации имущества и финансовых обязательств.
- Имуществом компании называется то, что находится в собственности фирмы, не зависимо от участия в производственном процессе или хозяйственной жизни.
- Основные средства – это имущество, непосредственно задействованное в производственном процессе, направленное на выпуск ценных товаров и приносящее организации экономическую выгоду. На законодательном уровне закреплена обязанность фирм проверять состояние ОС путем проведения регулярных, прописанных учетной политикой проверок.
- Активы нематериального типа – права на интеллектуальную собственность, на которую имеется лицензия, а также права и достижения на какое-либо изобретение или открытие. Также сюда относятся вложения денежного характера – инвестиции. Проверка НМА закреплена законодательством РФ и является обязательной.
- ТМЦ – имущество предприятия, целью эксплуатации которого становится получение прибыли.
- Расчеты с контрагентами – отчисления любого типа.
- Резервы, которые появятся в связи с предстоящими расходами предприятия – это определенная сумма денежных средств, которая представляет собой резервный фонд в случаях, когда это станет необходимо.
Цели заполнения и составления сличительной ведомости :
- Она не позволит допустить ошибок при проведении процедуры и других ресурсов предприятия.
- Это отличный способ собрать точные сведения и систематизировать имеющуюся информацию об ОС и другой собственности, которые принадлежат организации.
Основываясь на полученных данных, фирма может разработать стратегический план по совершенствованию системы хозяйствования, производства и экономической политики. Полученные в ходе проверок данные могут использоваться не только во внутренних делах предприятия и камеральных проверках, но и для предоставления с целью ознакомления инвесторам и учредителям.
При помощи сличительной ведомости получают максимально достоверные и наиболее точные сведения о финансовом состоянии организации.
Составление документации об инвентаризации регулируется законодательными актами РФ. Наиболее важным из них является Приказ Минфина РФ №49 от 13.06.1995. Он состоит из:
- Основных положений и понятий.
- Правил, которыми нужно руководствоваться при проведении процедуры.
- Свода правил для осуществления инвентаризации некоторых отдельных типов деятельности организации или при оценке имущества (ОС, НМА и материальных активов, сельскохозяйственного назначения, животные и т.д.).
- Последовательность заполнения сличительной ведомости.
- Как правильно выполнять инвентаризационную процедуру и корректно заполнить всю документацию.
В состав акта входит обширный список приложений , который необходимо знать. Список:
- требования к формату составления ;
- порядок заполнения книги регулирования о соблюдении приказов, касающихся проведения инвентаризации;
- утверждается форма бланка акта ведомости;
- сведения о содержании книги контроля;
- ведомость, заполненная сведениями, полученными в результате проведения процедуры;
- процесс проведения оценки и учета ОС;
- опись ТМЦ;
- порядок составления акта об учете уже отгруженных товаров;
- механизм проверки состояния ценного имущества, которое было передано в организацию на хранение временного характера;
- правила составления отчета о товарах, которые находятся в пути;
- форма предоставления отчетности об осуществляемых, но еще не оконченных работах;
- формирование акта, в котором указывается информация о предстоящих расходах;
- акт о пересчете денежных средств предприятия;
- документ об учете и описи ценных бумаг;
- ведомость расчетов с покупателями и клиентами;
- определение сличительной стоимости, высчитанной на основе данных и ценностей материального характера.
Ведомость подлежит заполнению в двух экземплярах – один отдается материально-ответственному лицу (МО), другой предназначается для бухгалтерии. Заполнением и формированием документа занимается бухгалтер.
Страница 1
- В строке «Организация» прописывается полное наименование фирмы, где проводится проверка.
- В следующей указывается название отдела, где проходит процедура.
- Правая часть страницы содержит сведения о форме ОКУД, ОКПО, а также в графе с названием «Вид деятельности» проставляется код, установленный для соответствующего типа отрасли народного хозяйства – ОКОНХ (он присваивается Госкомстатом РФ). Затем стоит прописать дату и порядковый номер документа, который регламентирует причину, из-за которой проводится инвентаризация. Далее вписывается дата начала и дата окончания проверки. Если фирма придерживается системы кодирования, то заполняется строка «Код операции».
- В соответствующих строках необходимо отобразить номер, присвоенный сличительной ведомости, и дату формирования.
- В нижней части бланка указывается дата проведения переучета и подпись МО лица или нескольких уполномоченных сотрудников с полной расшифровкой ФИО.
Страница 2
Графа 1 – Присвоенный порядковый номер ТМЦ.
Графа 2 – Полная информация о назначении и названии ТМЦ, краткая характеристика свойств и возможностей.
Графа 3 – Номер по номенклатуре, назначенный товару в фирме.
Графа 4 – код, который соответствует единице измерения товара в классификаторе ОКЕИ.
Графа 5 – Название меры измерения ТМЦ.
Графа 6 – Номер, назначенный в ходе инвентаризации.
Графа 7 – Если у ТМЦ есть паспорт, то сюда вписывается его порядковый номер.
Графа 8-11 – количество и цена излишков и недостачи товаров.
Графа 12-17 – пояснения, касающиеся объяснения причин появления излишков и недостачи.
Страница 3
Графа 18-23 – итоговые результаты, выявленные в процессе переучета пересортицы.
Графа 27-32 – окончательные результаты об объемах недостачи – в количественном и денежном выражении. Столбцы повторяются попарно, для заполнения в случае определения виновных лиц (не больше 3 человек).
Пустые, незаполненные графы следует отчеркнуть. Сличительная ведомость заверяется подписью главного бухгалтера и после тщательного прочтения – материально-ответственным лицом.
ИНВ-18 и ИНВ-19
Ведомость ИНВ-18 – это документ сличительного типа, которая составляется при проведении инвентаризационных мероприятий ОС и . Она предназначена для отображения состояния основных средств и нематериальных активов. В ней указываются данные о проведенной процедуре переучета и выявленном количестве и сумме излишков или недостач.
Ведомость ИНВ-19 – это акт, выписывающийся при проведении проверки состояния ТМЦ. Он нужен для составления реальной картины о наличии и состоянии ТМЦ. В нем фиксируются отличия в результатах проведенного переучета и информации, содержащейся в документах бухгалтерии. Заполнять ведомости можно при помощи компьютерных технологий или ручным способом.
В соответствии со статьей 9 №402-ФЗ от 06.12.2011., использование унифицированных форм не является обязательным условием – организация вправе сама составить бланк и даже добавить аналитических аспектов. Стандарт составленной и утвержденной сличительной ведомости можно использовать применительно ко всей фирме либо позволить каждому подразделению разработать свой образец – с учетом особенностей отделов.
Пример оборотно-сальдовой ведомости представлен в данном видео.